电网建设项目档案管理刍议

 

张景洁

电网建设项目档案是电网建设工程的重要组成部分,是电网建设管理过程的真实记录,也是公司重要的国有资产。电网建设工程档案真实的反映了电网发展脉络,展现了公司科学发展的历程和成果。这些档案不仅是公司日常工作的重要基础和参考,也是项目使用、管理、审计、评估和改扩建不可缺少的重要依据;既是维护企业合法权益、防止资产流失的有效凭证,也是反映公司发展的宝贵资源;在展示企业经营智慧,彰显公司科技水平和管理水平等方面都发挥了重要作用。

面对着电网大建设、大发展的新形势,为了确保电网建设项目从立项开始直至竣工验收及试运行全过程的顺利进行,必须切实加强项目档案管理工作。在新形势下,为了确保电网建设项目档案管理工作能够适应项目建设发展,跟好服务于公司的“两个转变”、服务于坚强智能电网的建设,必须在进一步提高对电网建设项目档案管理意义认识的基础上,采取更为有效的措施,实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化,达到齐全、完整、准确的要求,这就迫切要求进一步提高工程项目档案管理工作水平。

一、电网建设项目档案的形成

随着经济的发展和科技水平的不断提高,我国电网建设也在飞速的发展,电网建设相关的工程档案的收集也日趋复杂化与专业化。电网建设中的档案牵涉面广、专业性强,其工作的质量直接影响到工程建设。电网建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作,是实现电力建设科学管理不可缺少的基础工作。它随电网建设项目的开始而建立,又随电网建设项目的竣工投产、交付使用而告终,与工程项目建设的进程同步。因此决定了档案资料形成的特点:

1.由于零星的项目工期短、实施项目繁琐,施工分散等特点,其记载和反映工程建设的档案,也变成周期短需及时积累、整理材料、共用立项、审批文件和典型设计图数目多的特点。

2.大的电网建设项目从酝酿到决策到竣工投产有着工程建设周期长,施工单位多,工程复杂和专业性强等特点。因此记载和反映工程建设全过程的工程档案,也就有与工程一样的形成周期长、专业复杂、成套性强和数量大的特点,客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度。

二、电网建设项目档案工作存在的问题

做好电网建设项目建档工作,保证建网建设项目档案的真实、完整、有效,是电网建设项目高质量、高标准、高水平建设和正常使用的重要手段。但是,由于电网建设项目档案自身的特殊性,建档管理工作还是存在着很大困难和阻力,依然存在一些比较突出的问题:

1.工程建设领域依然存在着工程建档意识薄弱的现象,重建设、轻档案的思想在项目负责人和工程管理人员中普遍存在。有关项目建设中的立项、审批、设计、施工和质量的监督管理等环节一般都受到各级领导和工程管理人员的关注,而对工程建档工作缺乏应有的重视。项目档案管理工作相对滞后,有些项目到工程竣工验收时,才着手组织人力、物力办理工程档案资料的收集和整理,突击补充档案资料来应付验收,致使工程档案的完整性、真实性得不到保障。

2.工程管理单位和参建单位缺乏档案专职工作人员,档案工作一般由工程专业技术人员和一般工作人员兼职处理。这些人员没有经过专业培训,缺乏档案专业知识,档案管理水平参差不齐,责任心不强,对项目建设所形成文件材料的内容以及如何收集整理底数不清,出现敷衍应付的现象,很难适应项目档案管理工作的需要。

三、做好电网建设档案管理的几个环节

由于上述档案资料形成的特点和管理工作问题的存在,表现出电网建设项目档案文件材料整理后难以完整归档的特征,不仅为工程管理带来不便,也为以后利用留下一定的隐患。面对目前电网建设项目档案工作的实际情况,保证工程建档工作顺利进行,应做好以下几方面的工作。

1. 优化档案业务流程标准。将电网建设项目的35个里程碑节点中的16个节点确定为档案管理节点。划定合同管理、招投标管理、房地证、环评管理等23个方面442项关键扁担,确定档案收集、归档、移交、借阅的流程步骤,制定按期归档率、档案数字化率、大国难整理规范率、归档合格率等26项评价性指标。利用ARIS平台,将工程项目档案管理相关制度、流程步骤进行拆分和匹配,形成上下一致、横向到边、纵向到底的工程单干流程手册、岗位手册、和风险防控手册,使工程项目实现了档案管理中心前移,帮助工程项目管理提前掌握了不同建设阶段的档案管理要求。经过工程项目档案流程化管理,搭建了档案管理业务与其他业务的断端到端流程构架,使档案管理要求、防险防控措施等指标与流程步骤、岗位角色高度融合,档案专业化管理在业务活动层面得到落实,实现了超前控制和源头管理。

2.整合档案管理资源,拓宽档案专业合作渠道。基于ARIS流程管理平台,增进了档案管理人员与业务管理部门人员的联系与沟通,形成了各部门共担档案管理的职责与任务。我方便档案管理,基建部门为档案管理人员开通了项目管理信息系统的权限,使档案人员能够及时了解项目建设相关信息;档案管理部门定期向各部室、各单位发布归档情况通报,督促重要档案及时归档档案人员参与编制的《基建工程建设前期及实施阶段节点归档文件明细表》,对工程建设过程文件材料进行研究和分析,对在建工程项目档案实施全过程、全方位管控,形成了各专业共担档案管理职责的工作格局。

3.加大依法管理力度。法规保障是工程建档工作的先决条件,已经成为单干管理工作的必然趋势,也是单干管理的一项重要工作。积极宣传档案法和档案工作的法律法规以及有关的标准规定,推进依法治档,增强工程单干管理人员依法做好工程建档工作的自觉性,使电网建设项目档案管理工作逐步实现法制化、规范化管理。加大执法检查力度,依法对重点电网建设项目档案工作进行有效的监督、检查,对违反档案法律、法规或不履行档案法律法规明文规定义务的,要予以追究;对不按规定建立工程档案的坚决进行查处,切实将电网建设项目档案管理纳入法制轨道。

4.发挥档案管理部门的监督、检查和服务职能,推动建档工作的开展。围绕电网建设项目建档工作的需要,摒弃坐等档案送上门接受服务的被动方式,采取网上适时检查,基层档案员要深入工程现场实施主动服务、跟踪服务、超前服务,为建档工作提供强有力的支持。深化服务意识,严肃、认真地履行单干管理机构应尽的义务,深入现场进行工程文件材料归档工作的宣传和指导。针对参建单位多,档案工作人员专业技术水平参差不齐的现状,分阶段、分批次采取集中或个别方式,对工程参建单位进行建档工作专业培训。发挥大国难管理机构的监督、检查职能,配合公司基建部、运监中心及时掌握工程进度节点,定期对工程文件材料的收集、整理工作进行跟踪检查和督办,并适时组织对工程文件材料的归档成果进行集中验收和整改工作。总之,通过对建档业务的指导服务、培训和监督、检查等多种形式,促使工程档案材料的形成、积累、整理符合归档要求,为工程竣工后建立合格的档案提供服务保障。

在电网建设项目管理中,我们每一位档案人员都要认真履行档案工作的职责,以高度负责的态度,做好每一个工程项目的建档工作,确保档案的真实、完整和有效利用,切实履行自身的义务。(作者单位:天津市路灯管理处)